Suggerimenti per l’esecuzione di una riunione aziendale Skype efficace

Internet ora rende più facile che mai per le aziende connettersi con persone in tutto il mondo. Anche se questo apre molte nuove strade e opportunità, può rendere costose le comunicazioni se viaggi regolarmente per riunioni faccia a faccia o protratte se fai affidamento sulle e-mail.

Sia che tu abbia bisogno di parlare con dipendenti remoti, clienti internazionali o fornitori all’altra estremità del paese, Skype è lo strumento di comunicazione aziendale che può mantenere le cose semplici e personali risparmiando tempo e denaro a tutte le parti.

La chiave per organizzare un incontro di lavoro di successo su Skype è semplicemente essere preparati. Anche se non puoi prepararti per ogni inconveniente tecnico e problema tecnico, ci sono molti modi in cui puoi prepararti per mitigare le interruzioni e coinvolgere i partecipanti, ecco i nostri migliori suggerimenti:

Preparazione pre-riunione

Crea un elenco di gruppi con l’ID Skype di tutti

La prima cosa che dovresti fare è assicurarti di avere l’ID Skype corretto per tutti coloro che parteciperanno alla riunione virtuale e inserirli tutti in un nuovo elenco di gruppi. In questo modo puoi chiamare rapidamente e semplicemente tutti contemporaneamente durante la giornata.

Metti in chiaro chi sta chiamando chi

Per evitare qualsiasi confusione, chiarisci sull’invito alla riunione che chiamerai tutti per evitare di ricevere più chiamate proprio mentre la riunione dovrebbe iniziare.

Imposta gli orari di inizio e fine (e considera i fusi orari)

Considera attentamente i tempi della tua riunione se includi persone in fusi orari diversi. Imposta un’ora di inizio e di fine per la riunione a cui sai di poterti attenere realisticamente.

Crea e fai circolare un’agenda

Per evitare una riunione “inutile” stereotipata, assicurati di aver tracciato un’agenda prima della riunione e di averla fatta circolare con l’invito a dare a tutti il ​​tempo di pensare ai punti che vengono discussi. È un’ottima idea cercare di coinvolgere tutti coloro che partecipano all’agenda per mantenere le persone vigili e impegnate.

Sii lì presto

Se sei online in anticipo, ti dà il tempo di risolvere eventuali problemi che tu o altri partecipanti avete con microfoni, connessioni Wi-Fi o webcam prima dell’ora di inizio per evitare di perdere tempo prezioso per la configurazione.

Durante la riunione

Usa il video se possibile

Anche se potrebbe non essere sempre possibile per tutti utilizzare i video, è un’ottima cosa incoraggiarli ove possibile. È molto più facile coinvolgere i partecipanti alla riunione se tutti possono vedersi, non solo rende l’intera esperienza più personale, ma rende anche meno propensi a cedere alle distrazioni.

Disattiva le distrazioni

Per quanto riguarda le distrazioni, assicurati di ridurre al minimo le distrazioni possibili scegliendo una stanza tranquilla da cui chiamare alla riunione e chiudendo le tue e-mail per tutta la durata della sessione. Non c’è niente di più fastidioso di un’e-mail dall’aspetto intrigante che suona nella parte inferiore dello schermo quando sei a metà frase.

Decidi le azioni sulla chiamata

Per evitare che la tua riunione diventi un sacco di chiacchiere seguite da poche azioni, assicurati di lasciare il tempo alla chiamata per decidere quale azione verrà intrapresa a seguito della riunione. Una volta che le azioni sono state decise, puoi discutere chi sarà responsabile di ciascuna e quando possono essere ragionevolmente completate da.

Dopo l’incontro

Distribuire note e azioni concordate

Infine, per legare bene il tutto e per motivi di completa chiarezza, è utile inviare una copia del verbale della riunione e delle azioni concordate a tutti i presenti.

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