Fax da e-mail e altri modi in cui Internet ha reso più economica la gestione di un’azienda

Quando si tratta di gestire un’impresa, non si può negare che non canto abbastanza le lodi di Internet. Come avido utente di fax da servizi di posta elettronica, programmi di docusign e assistenti virtuali, dico spesso ai miei colleghi che posso fare praticamente tutto online senza nemmeno sudare. Spesso pensano che sto esagerando, ma in realtà non lo sono.

Pensaci in questo modo: con Internet a portata di mano, puoi inviare fax tramite PC. Puoi pubblicare annunci per ricoprire posizioni nella tua azienda e organizzare colloqui senza dover mai alzare il telefono. Puoi esternalizzare i progetti a subappaltatori e consulenti senza mai incontrarli faccia a faccia. Puoi persino guadagnare un gran numero della tua base di clientela esclusivamente attraverso pubblicità e campagne di marketing online.

In breve, grazie a Internet, le aziende possono essere più redditizie che mai.

Vuoi un’ulteriore prova di ciò di cui sto parlando? Prendi una tazza di caffè, siediti e rilassati, perché sto per illustrare esattamente perché Internet ha reso la gestione di un’impresa molto più economica rispetto a solo un decennio o due fa:

Servizi e-mail fax: Se non hai mai sentito parlare di un fax da un servizio di posta, ascolta: questo è solo un esempio di come Internet abbia completamente rivoluzionato il modo in cui il mondo si mette in contatto tra loro. Per decenni, gli uffici di tutto il mondo si sono affidati a fax ingombranti e di grandi dimensioni per consegnare documenti importanti a località di tutto il mondo. Anche con l’avvento di Internet, esisteva ancora la necessità di apparecchi fax – dopotutto, in che altro modo i clienti ei dipendenti avrebbero dovuto inviare documenti e firme importanti?

Ma come ogni impiegato sa, il fax è un animale un po’ arcaico. Ci vogliono diversi minuti per confermare un numero di fax, non importa inviare i documenti stessi. Aggiungi al fatto che devi ripetere l’intero processo dispendioso in termini di tempo in caso di errore, ed è facile capire perché molti esperti aziendali considerano il fax come uno dei maggiori sprechi di produttività in ufficio.

Ecco dove servizi fax e-mail entrare in gioco. Vedete, un sistema fax tramite PC funziona inviando la stessa documentazione tramite un’e-mail anziché tramite fax; tuttavia, l’altra parte riceve comunque un fax. Allo stesso modo, qualcuno può inviarti un fax e puoi riceverlo via e-mail. Un fax dal sistema Windows è solo un altro esempio di come Internet abbia reso più economico – e più efficiente – gestire un’impresa.

Programmi Docusign: Per quanto riguarda i servizi di fax e-mail, uno dei motivi più importanti per cui gli uffici utilizzano ancora i fax è dovuto alla necessità di inviare documenti che richiedono la firma. Tuttavia, una recente invenzione online ha reso obsoleto anche questo piccolo compito, poiché le persone non devono più inviare documenti avanti e indietro solo per raccogliere firme.

I programmi Docusign funzionano perché entrambe le parti concordano sulla legalità di una firma elettronica. Ad esempio, supponiamo che un cliente ti invii un contratto che deve essere firmato. Invece di inviarlo via e-mail o spedirlo avanti e indietro, il cliente può caricarlo su un sistema docusign, inserire la propria firma elettronica e invitarti a fare lo stesso. Puoi utilizzare una firma elettronica speciale per firmare il documento, oppure puoi caricare la tua firma sul contratto. In ogni caso, è un esempio infallibile di come Internet abbia consentito di firmare contratti e altre importanti pratiche burocratiche in un batter d’occhio.

Assistenti virtuali: Se non hai mai usato un assistente virtuale prima, allora è il momento di scoprire uno dei segreti aziendali online meglio custoditi in circolazione. Gli assistenti virtuali sono essenzialmente appaltatori online che accettano di svolgere le tue pratiche burocratiche, scrivere e-mail, compilare documenti e sbrigare altre commissioni importanti, tranne per il fatto che la relazione esiste interamente nel mondo online. In cambio di una paga oraria, il tuo assistente virtuale si prenderà cura di tutte le tue esigenze online, redigerà scartoffie e svolgerà altre attività che aiutano la tua attività – e te! – per operare più agevolmente.

Se sei interessato ad assumere un assistente virtuale, ti consiglio di andare su Elance.com, Guru.com o Craigslist e inserire un annuncio per un assistente virtuale. Assicurati di specificare la tua retribuzione oraria e le esigenze del progetto, in quanto ciò ti aiuterà a selezionare gli assistenti virtuali che semplicemente non sono adatti a te e alle tue esigenze aziendali.

Quando si tratta di gestire un’attività di successo con meno spese, non si può negare che Internet ha aiutato il mondo a farlo a passi da gigante. In quale altro modo potresti assumere un assistente, inviare un fax dalla posta elettronica e firmare un contratto, il tutto senza dover lasciare la comodità della tua scrivania?

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